Squads: O que são, como e onde são usadas

Squads: O que são, como e onde são usadas

Atualmente, com muitas organizações buscando aumentar sua produtividade e eficiência e, ao mesmo tempo, manter os funcionários felizes, motivados e criativos. Muitas tentaram diferentes estilos e métodos de gerenciamento de força de trabalho e de gerenciamento de equipes, sendo que muitos desses métodos estão fora dos limites do que define a cultura corporativa e de gerenciamento tradicional e, embora não sejam convencionais, muitos desses métodos alternativos estão funcionando – graças a uma força de trabalho em evolução que tem necessidades e prioridades diferentes na vida. Um desses métodos é denominado como Squad.

Basicamente, um squad é uma pequena equipe multidisciplinar que é amplamente autogerida e excelente em colaboração cruzada e trabalho em equipe. Como o nome indica, eles são derivados de metodologia ágil, que valoriza a organização e se concentra em indivíduos e ações, compromisso com tarefas de acabamento, colaboração com clientes e um processo fluido e dinâmico de tarefas de acabamento e projetos (também chamado de “sprint”). O conceito teve origem nas empresas de desenvolvimento de software, que consideraram o método tradicional de gerenciamento de projetos e fluxos de trabalho sufocante em muitas situações.

A organização ágil e o modelo squad

O squad é a menor unidade da organização ágil – vários squads são chamados coletivamente de “tribo”. “Chapters”, por outro lado, são indivíduos da força de trabalho que têm papéis semelhantes no local de trabalho; eles se reúnem regularmente em uma espécie de reunião do tipo “grupo de apoio”, onde discutem problemas e desafios comuns e, fiéis ao espírito ágil, colaboram e debatem sobre como esses problemas e desafios podem ser superados.

Desnecessário dizer que o gerenciamento ágil e o squad obtiveram enorme sucesso, não apenas no espaço de desenvolvimento de software, mas também em empresas de diferentes setores. As equipes ágeis têm sido fundamentais para proporcionar aos funcionários um maior senso de propósito e valor na organização, uma vez que o squad se baseia menos no estilo de gestão e liderança de cima para baixo, e sim na colaboração e cooperação entre seus membros. Isso dá a todos a chance de apresentar suas ideias, e a natureza de tamanho pequeno desses squads torna o brainstorming transformador e eficaz, diferentemente da improdutividade de uma equipe maior. E como as equipes são amplamente auto gerenciadas, os membros estão livres da influência sufocante dos micro gerentes e têm muito mais margem para desenvolver suas próprias soluções e descobrir coisas novas que podem ajudar não apenas a conclusão da tarefa em questão, mas também podem potencialmente afetam positivamente a organização em um contexto maior no futuro.

O squad é um estímulo à produtividade e oferece aos funcionários a chance de maximizar suas habilidades e aprender coisas novas de outros membros. Esse tipo de interação dinâmica leva a uma maior quantidade de conhecimento especializado, além de contribuir para a maior capacidade de conhecimento interdisciplinar do indivíduo e da equipe – um conjunto de habilidades que antes eram desconhecidas e praticamente inatingíveis em um ambiente de gerenciamento tradicional.

Provavelmente, um dos maiores benefícios modelo squad é o fato de todos os membros terem de conhecimentos sobre os diferentes aspectos e fatores que compõem o projeto no qual a equipe está trabalhando atualmente. Como efeito, é mais fácil transferir informações, conhecimentos e outros tipos de dados; além disso, a equipe mantém todos os aprendizados importantes que podem ser aplicados ao próximo projeto. O planejamento conjunto entre os diferentes colaboradores do projeto ajuda cada membro a se tornar mais consciente das funções de cada um, permitindo que eles ajudem ou mesmo assumam completamente os deveres e responsabilidades de outros membros em determinadas situações.

As coisas fluem previsivelmente e em grande parte no prazo

A maioria, se não todos, os projetos funcionam em uma linha do tempo pré-existente e pré-arranjada. Claro, nada é perfeito o tempo todo, mas os squads reduzem drasticamente o risco de atrasos no projeto devido à natureza multidisciplinar, criativa e motivacional da equipe. Especialmente quando as demandas e os resultados do projeto mudam e evoluem, a equipe ágil faz jus ao seu nome – adaptando-se e ajustando-se rapidamente a essas mudanças, minimizando atrasos. O planejamento compartilhado e a comunicação constante entre os membros da equipe permitem maior flexibilidade. Assim, eles são capazes de trabalhar de maneira mais rápida e harmoniosa para superar os obstáculos que encontram, há pouco ou nenhum tempo de inatividade e os marcos do projeto geralmente progridem a um ritmo previsível e razoável.

 

Conclusão do projeto mais rápida e econômica

Como o tempo de inatividade é minimizado, também há menos tempo e recursos desperdiçados. Os membros do squad costumam atribuir tarefas (com base em reuniões de planejamento anteriores) que lhes permitem trabalhar em um ritmo alinhado ao fluxo e capacidade da equipe como um todo. A adaptabilidade e flexibilidade de um squad também ajuda a enfrentar os desafios de frente, minimizando atrasos ou até interrupções no trabalho com as quais uma abordagem tradicional seria mais frequentemente sobrecarregada quando ocorrem situações inesperadas. O talento é sempre utilizado em todo o seu potencial e as operações são sempre mantidas focadas nas tarefas, com a eliminação de processos em excesso e outras partes desnecessárias do fluxo de trabalho.

 

Melhor alinhamento e independência

Se você já foi gerente, sabe como pode ser cansativo e improdutivo cuidar de um funcionário ou pior, uma equipe que não pode fazer o trabalho que ele necessita. A própria natureza do squad ágil elimina isso, liberando a liderança e a gerenciamento para lidar com outras tarefas (sem mencionar elimina os micro gerenciadores e a força destrutiva que eles trazem), apenas intervindo para verificar o progresso e intervir em determinados momentos. A equipe está mais alinhada com a tarefa que precisa ser executada e com os objetivos maiores da organização, tornando-os mais independentes, mais funcionais, mais motivados e mais engajados. Isso resulta em uma saída muito melhor das equipes. Além disso, a maior responsabilidade que vem com o uso de uma equipe ágil também permite que gerentes e supervisores identifiquem com facilidade quaisquer membros que não estejam performando adequadamente.

 

Reduz o risco de ausência de pessoal e de conhecimento

Risco de ausência de pessoal é quando os membros da equipe ficam doentes ou precisam de uma folga ou até deixar o cargo. Por outro lado, o risco de ausência de conhecimento decorre de falta de comunicação e outros problemas semelhantes ou falta de trabalho em equipe, o que geralmente resulta em pessoas que sabem apenas o que precisam fazer, mas não o que outros colegas e equipes estão fazendo. O uso do modelo squad minimiza esses riscos devido à sua natureza multifuncional e permite que os membros vejam a tarefa não apenas do ponto de vista específico, mas de uma perspectiva maior e mais holística.

Benefícios (e necessidades) do modelo squad

Embora sejamos rápidos em admitir que o estilo de equipe ágil de gerenciamento de tarefas e gerenciamento de força de trabalho pode não ser para todos, também seria tolice descartar o conceito imediatamente. O uso de squads tem vários benefícios reais e tangíveis, que foram comprovados em muitas empresas da vida real – benefícios que toda organização e liderança deve, no mínimo, considerar com cuidado.

Nesse momento, é importante ressaltar que qualquer mudança, como a adoção de squads, precisa de um compromisso de boa fé e de um apoio sério da liderança. A utilização de equipes ágeis precisa de uma mudança na mentalidade e na cultura de uma empresa, e a liderança precisa estar na vanguarda dessa mudança. Parte desse compromisso envolve investimentos em esforço, como:

Trazer especialistas externos para ajudar a orientar o processo.

Gerenciar expectativas e preparar-se para problemas de ajuste inicial.

Definir o gerenciamento e a supervisão adequados, além de organizar os membros da equipe.

Liderar pelo exemplo (como fazer um treinamento para uma melhor compreensão do processo).

Renovar a mentalidade da “cadeia de comando” e agregar valor às contribuições de TODOS os membros da organização.

Pode parecer um pouco assustador, especialmente para empresas mais antigas e liderança acostumada à maneira tradicional de fazer as coisas, mas vale a pena!

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